Ombudsman de la CCN : Foire aux questions (FAQ)

Quel est le rôle de l’ombudsman de la CCN?

Le rôle de l’ombudsman de la Commission de la capitale nationale (CCN) consiste à mettre à la disposition du public un mécanisme indépendant et confidentiel de règlement des plaintes à l’égard de la CCN lorsque tous les autres moyens de recours au sein de la CCN ont été épuisés.

L’ombudsman de la CCN offre aux membres du public la possibilité de se faire entendre lorsqu’ils estiment ne pas avoir été traités comme il se doit par la CCN. L’ombudsman voit à ce que les plaintes reçoivent une oreille attentive et qu’elles soient traitées de façon sérieuse et avec impartialité.

L’ombudsman de la CCN intervient, le cas échéant, pour s’assurer que les droits des citoyens et des citoyennes sont respectés et que chacune des plaintes est évaluée équitablement et respectueusement.

Dans le cadre du processus de règlement des différends, l’ombudsman peut faire des recommandations juridiquement non contraignantes aux parties concernées ainsi qu’au conseil d’administration de la CCN.

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Comment puis-je déposer une plainte auprès de l’ombudsman de la CCN?

Veuillez consulter la section Faire une plainte avant de débuter.

Avant que l’ombudsman de la CCN puisse donner suite à votre plainte, tous les mécanismes de recours au sein de la CCN doivent avoir été épuisés. En d’autres mots, vous devez en premier lieu avoir recours au processus de règlement interne de plainte et demeurer insatisfait des résultats avant que l’ombudsman puisse intervenir ou enquêter.

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Quels types de plaintes peuvent faire l’objet d’un examen par l’ombudsman de la CCN?

L’ombudsman de la CCN donne suite aux plaintes portant sur une décision, une recommandation, un acte ou une omission de la CCN.

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Certains types de plaintes pourraient-ils ne pas faire l’objet d’un examen par l’ombudsman de la CCN?

Oui, l’ombudsman de la CCN n’intervient pas ni n’enquête dans les cas cités ci-dessous :

  • Les décisions, les recommandations, les actes ou les omissions du Conseil d’administration de la CCN ou des représentants élus.
  • Les différends liés aux questions en matière d’emploi ou de relations de travail au sein de la CCN.
  • Les questions liées à la conformité à la législation actuelle telle que la Charte canadienne des droits et libertés, la Loi sur les langues officielles, etc.
  • Un différend privé soumis aux tribunaux.
  • Une décision prise par un tribunal ou un organisme exécutant nos fonctions judiciaires.

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Que se passe-t-il lorsque l’ombudsman de la CCN examine ma plainte?

En premier lieu, votre plainte sera examinée pour déterminer si une enquête est requise ou non.

  • Si la plainte ne requiert pas d’enquête, une explication vous sera envoyée par la poste accompagnée de la documentation de référence, le cas échéant.
  • Si votre plainte requiert une enquête, vous serez informé par la poste qu’une enquête est en cours.
  • Une fois que l’enquête sera terminée, les conclusions de l’ombudsman de la CCN vous seront envoyées par lettre.

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Quels renseignements dois-je fournir à l’ombudsman de la CCN?

Pour que votre cas soit examiné, vous devez fournir les renseignements ci-dessous :

  • Votre nom, votre adresse et votre numéro de téléphone;
  • Les noms, les titres et les coordonnées de tous les représentants de la CCN avec qui vous avez traité (si vous les connaissez);
  • La division de la CCN concernée (si vous la connaissez);
  • Le numéro de dossier de votre plainte, si vous le connaissez;
  • Les noms et les numéros de téléphone de toutes les autres personnes concernées (si vous les connaissez);
  • La nature du problème;
  • Les détails de toutes les démarches que vous avez effectuées pour résoudre le problème;
  • Une copie de toute la correspondance et de tous les documents portant sur votre plainte;
  • La solution que vous considérez juste.

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Qu’arrive-t-il si je ne fournis pas tous les renseignements pertinents concernant ma plainte?

Votre plainte ne fera pas l’objet d’un examen avant que tous les renseignements pertinents aient été fournis à l’ombudsman de la CCN.

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Dans quel délai dois-je déposer ma plainte auprès de l’ombudsman de la CCN?

Vous disposez de douze (12) mois après avoir pris connaissance des faits sur lesquels la plainte est fondée pour déposer votre plainte, à moins que des circonstances exceptionnelles ne justifient un délai.

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Combien de temps durera l’enquête de l’ombudsman de la CCN?

L’ombudsman s’efforce de donner suite aux plaintes dans les meilleurs délais, mais du fait que chaque cas est unique, les délais varient.

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Puis-je demander à un ami ou à un membre de ma famille de m’aider?

Oui. Si l’ombudsman de la CCN doit parler à cette personne, on vous demandera de signer un formulaire permettant la tenue de discussions sur des questions confidentielles avec quiconque tel qu'un ami ou un membre de votre famille à qui vous avez demandé de vous aider.

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Une fois que j’ai communiqué avec l’ombudsman de la CCN, dans combien de temps ma plainte sera-t-elle résolue?

Cela dépend de plusieurs facteurs, comme la complexité du dossier ou la disponibilité de tous les documents et de celle des personnes à qui l’ombudsman de la CCN doit parler.

L’ombudsman de la CCN doit vous tenir informé tout au long du processus.

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Comment ma plainte sera-t-elle traitée?

L’ombudsman de la CCN peut :

  • Interviewer les parties en cause, le cas échéant.
  • Recueillir et analyser tous les renseignements et documents pertinents.
  • Faire des visites sur place selon la complexité de la plainte.
  • Émettre des recommandations juridiquement non contraignantes à la CCN, le cas échéant.
  • Faire part de ses conclusions aux différentes parties.
  • Agir comme médiateur entre les parties pour trouver des solutions mutuellement acceptables, le cas échéant.

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Si je ne suis pas satisfait des résultats, puis-je interjeter appel à l’encontre des conclusions de l’ombudsman de la CCN?

La décision de l’ombudsman de la CCN est finale, et si des recommandations sont émises, elles ne sont juridiquement contraignantes pour aucune des deux parties. La procédure de plainte est de nature volontaire et aucune des parties ne renonce à ses droits légaux.

Il n’existe pas de processus d’appel.

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Combien coûtent les services de l’ombudsman de la CCN?

Les services de l’ombudsman de la CCN sont offerts gracieusement à tous les plaignants.

Toutefois, vous devez affranchir suffisamment l’envoi de votre formulaire de plainte et des documents à l’appui quand vous les postez au bureau.

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Mes renseignements demeurent-ils confidentiels?

Le processus de l’ombudsman de traitement des plaintes est confidentiel car nous estimons que la confidentialité nous aide à gagner la confiance des deux parties afin d’obtenir des résultats équitables.

Toutefois, il est important de noter que, pour intervenir ou enquêter, l’ombudsman de la CCN doit communiquer votre nom et la nature de la plainte aux représentants identifiés de la CCN qui doivent être consultés afin de traiter votre demande.

Bien que l’ombudsman de la CCN doive émettre des rapports publics pour communiquer avec certaines personnes concernant les questions traitées, les rapports ne feront jamais état de cas précis pouvant vous identifier.

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Comment ma vie privée est-elle protégée par l’ombudsman de la CCN ?

Nous recueillons des renseignements personnels sur vous uniquement avec votre consentement et nous les utilisons uniquement aux fins voulues.

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